Digitale werkplekken voor digitale medewerkers

De cijfers zijn veelzeggend: volgens het door CHG-MERIDIAN ondersteunde onderzoek D21-Digital-Index voor 2018/2019 kijkt ongeveer 83 procent van de werknemers in Duitsland op internet terwijl ze onderweg zijn; voor mensen in de leeftijdscategorie 20 tot 29 jaar is dat zelfs 93 procent. Dat Duitse werknemers openstaan voor digitale technologie blijkt ook uit hun houding ten opzichte van mobiele IT-gestuurde werkplekken. Bijna driekwart van alle werknemers (74 procent) gaf aan geïnteresseerd te zijn in een digitale werkplek die hen in staat stelt om op afstand of vanuit huis te werken  of wanneer ze onderweg zijn.

Onderzoek door IDC naar de ‘Toekomst van werk’ wijst uit dat werkgevers ook baat hebben bij moderne benaderingen van werk op basis van de digitale werkplek. Bij een derde van de onderzochte bedrijven was sprake van een kostenverlaging en bij bijna eenzelfde aantal bedrijven steeg de productiviteit van de werknemers. Verdere voordelen zijn onder andere geoptimaliseerde bedrijfsprocessen en een grotere klanttevredenheid. Volgens de D21-Digital-Index heeft echter slechts 16 procent van alle werknemers in Duitsland momenteel de beschikking over een digitale werkplek. De ervaring van CHG-MERIDIAN is dat dit deels het gevolg is van het feit dat een aanzienlijk aantal bedrijven geen brede strategie heeft om medewerkers uit te rusten met de nieuwste tools voor hun werk.

Uit het IDC-onderzoek komt naar voren dat het opzetten van digitale werkplekken geen hogere wiskunde is. De eerste stap bestaat uit een beoordeling van de bestaande IT-infrastructuur en de gehanteerde technologieën. De volgende stap draait om de vraag hoe werkplekken bij bedrijven op zodanige wijze effectief kunnen worden geoptimaliseerd dat ze te allen tijde voldoen aan de behoeften van de medewerkers. Een van de redenen waarom dit nodig is, is dat de meeste ‘analoge’ werkprocessen tegen 2023 verdwenen zullen zijn. Dat geldt eveneens voor het doornemen van documenten als voor de uitwisseling van informatie met collega’s (samenwerking) en het goedkeuren van contracten en beleggingstoepassingen.

Een digitale werkplekstrategie is niet volledig als deze alleen gericht is op kenniswerkers. Het is natuurlijk zinvol om deze groep te voorzien van digitale whiteboards, samenwerkingstools en mobiele eindapparaten. Maar er dient ook rekening gehouden te worden met degene die een machine bedient in de fabriekshal en de onderhoudsmonteur op locatie, aangezien zij in de toekomst steeds meer zullen werken met technologieën als augmented reality.

Voor de IT-afdeling en de compliancedeskundige betekent dit dat ze te maken zullen krijgen met een steeds gevarieerdere omgeving die bestaat uit diverse clients en verschillende soorten eindapparaten. Dit vergt een omslag in het denken als het gaat om de levering, het beheer en de beveiliging van dit heterogene landschap van systemen.

Een digitale werkplek kan zijn volledige potentieel alleen bereiken als zoveel mogelijk processen gedigitaliseerd worden. Dit is met name het geval bij het bewerken en opslaan van alle soorten documenten en daarom zijn oplossingen voor documentbeheer en enterprise content management (ECM) van toenemend belang, zo blijkt uit het IDC-onderzoek. Processen die gedurende de gehele levenscyclus een rol spelen, zoals de inkoop van apparatuur, kunnen via platforms zoals TESMA® worden gedigitaliseerd.

Dit type systemen wordt steeds vaker gecombineerd met functies voor kunstmatige intelligentie (AI) en robotic process automation (RPA). AI neemt steeds meer routinetaken over en stelt de werknemers in staat zich op belangrijkere taken te concentreren. Volgens IDC is meer dan de helft van de respondenten van mening dat AI-ondersteunde ‘smart agents’ over vier jaar een integraal onderdeel van de werkplek zijn. Digitale assistenten zoals Alexa van Amazon en Siri van Apple geven alvast een voorproefje van wat er komen gaat.

Ook moeten bij een digitale transformatie werkplekken, applicaties en gegevens duurzaam worden beschermd tegen hackers. En niet alleen tegen externe aanvallen, maar vooral ook tegen aanvallen van de eigen werknemers van het bedrijf. Vervolgens zijn er nog de risico’s in verband met medewerkers die slordig handelen of gewoon fouten maken. Uit het IDC-onderzoek blijkt dat 48 procent van de respondenten van oordeel is dat onbedoelde fouten van werknemers het voornaamste beveiligingsrisico vormen.

Daarom moeten bestaande richtlijnen voor IT-beveiliging, compliance en de bescherming van gegevens opnieuw worden beoordeeld en waar nodig worden aangepast.

Of een digitale werkplekstrategie op succesvolle wijze kan worden geïmplementeerd, hangt voor een groot deel af van de mate van acceptatie ervan op de afdelingen. Als zij er niet achter staan, zullen de projecten niet de gewenste voordelen opleveren. Daarom is het van cruciaal belang dat hogere leidinggevenden en vertegenwoordigers van de afdelingen, HR en de ondernemingsraad samenwerken om een dergelijke onderneming te laten slagen.

Een belangrijke opdracht in dit verband is bij medewerkers de angst weg te nemen dat digitale processen en werkplekken mogelijk een bedreiging vormen voor hun baan. Dit is zeker niet het geval – het doel is flexibeler en efficiënter te werken. Het gebruik van een digitale en mobiele werkplek biedt ook nieuwe kansen, bijvoorbeeld met betrekking tot een betere balans tussen werk en privéleven.

Veel bedrijven beschikken nog niet over een gezamenlijk door het hogere management, HR en IT-deskundigen ontwikkeld concept voor digitaal werken. Haast is hierbij geboden, aangezien uit de IDC-analyse blijkt dat met name werknemers jonger dan 38 jaar vinden dat hun werkgever een investeringsachterstand heeft als het gaat om het up-to-date maken van hun werkplek-IT. Het is algemeen bekend dat generatie Y en Z meer waarde toekennen aan een geavanceerde werkomgeving. Om een revolutie in de bedrijfscultuur op gang te brengen zullen deze werknemers moeten worden betrokken bij de veranderingen in hun werkomgeving. U zult duidelijk moeten communiceren over de doelstellingen van uw initiatief voor een digitale werkplek en wij adviseren u zich te richten op de belangrijkste aspecten en deze waar nodig aan te passen en te verfijnen. Als u dus jong (IT-)talent wilt aantrekken of het aanwezige talent wilt behouden, zult u van de digitale werkplek een prioriteit moeten maken.