Hoe de digitale werkplek uw digitale strategie een boost kan geven

Cloud computing, de uitbreiding van glasvezelbreedband, mobiele telefoondekking - Duitsland loopt nog steeds achter als het gaat om gebieden die essentieel zijn voor de digitale revolutie. Helaas geldt dit ook voor de organisatie van werk en het uitrusten van werkplekken. Hoewel flexibele werkuren, de allernieuwste werkplekken en mobiel werken de norm zijn in andere Europese landen, zoals Noorwegen en Zweden, staat mobiel werken in Duitsland nog in de kinderschoenen. Het gevolg is dat de behoefte aan meer flexibiliteit van de werknemers niet overeenkomt met de realiteit. Volgens een recent onderzoek van Initiative D21, wil 74 % van de Duitse werknemers een geavanceerde werkplek die mobiel werken mogelijk maakt, maar heeft slecht 16 % van de respondenten toegang tot zo’n werkplek. 

Zelfs beleidsmakers, voor wie het internet nog steeds nieuw terrein is, hebben het probleem erkend. Sommigen spreken zelfs van een “recht op mobiel werken”. Er is echter geen reden om dit te verpakken als een eis die aan bedrijven gesteld wordt. Tenslotte hebben geavanceerde digitale werkplekken vele voordelen voor de bedrijven zelf. Ze maken een bedrijf bijvoorbeeld aantrekkelijker als werkgever, zeker voor jonge professionals die opgegroeid zijn met laptops en smartphones - en dat is een aanzienlijk concurrentievoordeel in een tijd waarin er een toenemend tekort aan geschoolde arbeidskrachten is. De mogelijkheid overal te werken waar dat het zinvolst en meest effectief is voor het bedrijf kan ook de efficiëntie voor werknemers vergroten - vooropgesteld dat ze toegang hebben tot de juiste apparatuur.

Zo’n paradigmaverschuiving van conventionele IT-inkoop en -gebruik naar de digitale werkplek wordt natuurlijk niet van de ene op de andere dag bereikt, zeker niet bij grote bedrijven. Dat is waarom u het beste strategisch verder gaat: 

Voor u kiest voor een digitale werkplekconcept is het essentieel helder voor ogen te hebben hoe de IT er over drie jaar uit zou moeten zien. Welke materialen hebt u nodig? Wat is een zinvolle gebruiksduur voor de apparatuur? Wie zou toestemming moeten hebben nieuwe apparatuur te bestellen, en wanneer? Hoe breed moet het aanbod zijn? Deze en vergelijkbare aspecten moeten vooraf strategisch gepland en gedefinieerd worden. 

Het kan moeilijk zijn om de ideeën en verwachtingen van de CIO af te stemmen op die van de CFO. Met name jonge, energieke IT-managers zijn gebrand op snelle cultuurverandering en zullen elk proces willen beoordelen. Zij zullen waarschijnlijk ook aanzienlijke kapitaaluitgaven plannen, zodat de IT-uitrusting zo snel mogelijk vervangen kan worden. Financiële managers zullen in de eerste plaats kijken naar het kostenplaatje. Zij zullen waarschijnlijk geneigd zijn te weigeren akkoord te gaan met zulke projecten of de projecten in elk geval proberen te vertragen. Dit is het punt waarop de op maat gemaakte bedrijfsconcepten van CHG-Meridian tot hun recht komen. Ze maken het makkelijker betalingen te spreiden over het gebruiksleven van een digitale werkplek, terwijl de liquiditeit van het bedrijf behouden wordt, waarmee voldaan wordt aan de vereisten van zowel de CIO als CFO. Tenslotte werkt een duurzame digitale werkplekstrategie alleen als de besluitvormers in IT en finance met elkaar samenwerken. En omdat de uitrusting aan het einde van de rit een restwaarde heeft, is het niet nodig om de volledige waarde te betalen - en dat is een ander pluspunt waar de CFO zeker blij mee zal zijn. 

Niet elke medewerker heeft dezelfde behoeften voor hardware en software. Een desktop PC is de beste oplossing voor iedereen die zijn werk geheel of grotendeels op kantoor doet. Personeel in het veld, bijvoorbeeld in sales of onderhoud, hebben lichte en robuuste notebooks nodig. Voor designers, ontwikkelaars, grafisch ontwerpers is performance dan weer belangrijker dan gewicht of afmetingen. 

Kies voor de upgrade van de werkplekken in verschillende fasen op basis van behoeften, in plaats van weken te besteden aan één groot plan waarbij alle computers in één keer worden vervangen. Werkplekconcepten met flexibele, kortere voorwaarden zijn dan ook nuttiger in deze strategie. De apparatuur wordt dan ter beschikking van de werknemer gesteld wanneer dit nodig is, niet volgens vaste waardeverminderingscycli. 

Hoe enthousiast u ook over de nieuwste IT-trends bent, u moet de realiteit van de dagelijkse praktijk van uw werknemers altijd in gedachten houden. Vermijd het plannen van de digitale werkplek voor een denkbeeldig scenario: praat met de mensen die ermee te maken krijgen en achterhaal hoe smartphone, tablets of laptops effectief en efficiënt ingezet kunnen worden in verschillende specifieke situaties, bijvoorbeeld in productie, assemblage of onderhoud. Bespreek zodra u uw strategische beslissing genomen hebt met uw werknemers om uw redenen uit te leggen en uw visie voor de toekomst te delen. Dit is de enige manier om bereidwilligheid te creëren en enthousiasme voor de digitale werkplek te stimuleren. 

Online shops zoals Amazon hebben het shopping gerevolutioneerd. Werknemers verwachten vaak een vergelijkbaar gemaksniveau van hun IT-afdeling, maar de realiteit is vaak heel anders. Complexe aanvraagprocessen en maandenlange wachttijden voor de apparatuur zijn niet alleen ergerlijk, ze staan ook de efficiënte implementatie van digitale strategieën in de weg. 

Innovatieve inkoopoplossingen die uitgaan van selfservice portalen zorgen voor een winkelervaring die past bij de verwachtingen van werknemers. De werknemers kiezen de digitale uitrusting die het best past bij hun functie uit een selectie die vooraf werd bepaald door u, de belangrijkste besluitvormer voor IT. Net als wanneer u online winkelt, wordt de bestelling vaak binnen een paar dagen geleverd, en software kan vaak zelfs onmiddellijk beschikbaar gemaakt worden. Selfservice portalen hebben nog vele andere voordelen. Ze kunnen bijvoorbeeld gedetailleerde gegevens bijhouden over wie wanneer welke hardware besteld heeft, en hoe hij of zij de hardware gebruikt heeft. Door het analyseren van deze gegevens is het mogelijk om toekomstige behoeften te voorspellen en het inkoopproces steeds te blijven verbeteren. Een gebruiksanalyse zorgt ook voor volledige transparantie over de kosten van specifieke werkplekken. 

Een solide strategie is van cruciaal belang voor de succesvolle implementatie van de nieuwe werkplek en mobiele werkconcepten. De digitale werkplek kan echter niet worden geleverd op basis van inflexibele inkoopmodellen met vaste afschrijvingsperioden. Om nog te zwijgen van de aanzienlijke investering vooraf die nodig zou zijn voor een ad hoc hervorming van het IT-landschap. 

Daarom raden we u aan te kiezen voor een flexibel, op maat gemaakt bedrijfsconcept dat op behoeften gebaseerde inkoop biedt en de kosten over de gehele levensduur spreidt. Als u werknemers in staat stelt om hun werkplek zelf uit te rusten via selfservice portaal, vergroot dat niet alleen de tevredenheid onder uw personeel, maar ook hun efficiëntie en performance. De digitale werkplek kan uw digitale strategie een boost geven.