De digitale werkplek is cruciaal voor elke digitale strategie

Oliver Schorer: Een digitale strategie moet het werknemers mogelijk maken efficiënter en flexibeler te werken. Ze moeten bijvoorbeeld thuis of onderweg kunnen werken, en snelle en veilige toegang hebben tot bedrijfsinformatie en bedrijfsapplicaties. Dat laatste is cruciaal, omdat digitalisatie vraagt om kortere reactietijden en innovatiecycli. Een grotere flexibiliteit is alleen haalbaar als de werkplekken van een bedrijf ontworpen worden met dit in gedachten.

Schorer: Onze ervaringen verschillen van branche tot branche, en zelfs binnen hetzelfde bedrijf. In Duitsland wordt de desktop PC bijvoorbeeld nog steeds in alle branches erg gewaardeerd. Behalve wanneer je het bekijkt vanuit de perspectieven van verschillende generaties: jongere werknemers in bijna alle bedrijven zijn geneigd de voorkeur te geven aan werken met een smartphone en laptop. Maar het gaat niet alleen om de IT-diensten. Efficiënte, digitale processen en servicemodellen zijn net zo belangrijk. Ze moeten het werknemers mogelijk maken informatie snel en efficiënt te verwerken, idealiter op een manier die ze uit hun privéleven al kennen. Daarom zou elke werknemer inspraak moeten hebben in het ontwerp van zijn persoonlijke mobiele werkplek en welke apparatuur en apps op die werkplek beschikbaar zijn.

Oliver Schorer, Chief Information Officer bij CHG-MERIDIAN, een aanbieder van technologische diensten, weet waar bedrijven op moeten letten op de digitale werkplek.

Schorer: Buiten het werk gebruiken werknemers online platformen om producten en diensten te selecteren en te bestellen. Een vergelijkbaar proces zou ook op het werk beschikbaar moeten zijn. We hebben bijvoorbeeld een oplossing ontwikkeld waarbij de werknemer eindapparatuur en bijpassende apps en diensten kan bestellen via een selfservice portaal, een proces waarmee hij buiten zijn werk al bekend is.

Schorer: Nee, in tegendeel. Afdelingen kunnen op basis van hun positie en werkgebied specificeren welke hardware – laptops, smartphones, tablets – beschikbaar wordt gemaakt voor werknemers. Dit zorgt ervoor dat implementatie, gebruiksvriendelijkheid en serviceprocessen, zoals het aanmelden voor softwareupdates, gebaseerd zijn op gestandaardiseerde processen. Dit vermindert de administratieve inspanning en inefficiëntie die de verschillende hardware- en softwareversies veroorzaken.

Schorer: Ja. We zien de combinatie van zakelijk en privégebruik als een integraal onderdeel van de digitale werkplek. Dit noemen we COPE: Corporate Owned - Personally Enabled. Een concept als COPE maakt het voor bedrijven mogelijk persoonlijk gebruik voor eindapparatuur goed te keuren. Tegenwoordig kunnen zakelijke en persoonlijke gegevens gemakkelijk gescheiden gehouden worden op een smartphone of laptop. En wanneer de werkgever een aantrekkelijke selectie van beschikbare eindapparaten maakt als onderdeel van COPE, hebben gebruikers het ook niet meer nodig om hun privélaptops, smartphones en tablets voor werk te gebruiken. Schaduw-IT wordt iets van vroeger.

Schorer: Dat klopt, dat hebben niet alle bedrijven. Veel IT-specialisten hebben het steeds drukker met de digitalisatieprojecten van hun bedrijven. De voor de hand liggende oplossing is het management van digitale werkplekken en de selfservice portalen uit te besteden aan een externe aanbieder. Zo’n specialist kan het hele proces overnemen, indien gewenst. Van het selecteren en inkopen van de toestellen en software, de implementatie van het systeem en het beheren van het selfservice portaal tot het afhandelen van de rolback en het vakkundig verwijderen van gegevens aan het einde van de levenscyclus.

Schorer: Nee. De aangeboden systemen en diensten kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften en digitale procesketen van de gebruiker, en de gebruiker kan zijn eigen persoonlijke behoeften aan de vergelijking toevoegen. Dit vergroot efficiëntie, omdat elke gebruiker toegang zal hebben tot de apparatuur en de applicaties die hij echt nodig heeft voor zijn werk.

Schorer: Het is belangrijk dat er draagvlak is bij het managementteam, dat wil zeggen, het bestuur en de afdelingshoofden, maar ook de HR-afdeling. Het vraagt ook om een benadering waarbij werknemers meer betrokken worden. Zij hebben vaak al waardevolle vaardigheden in het gebruik van zulke eindapparaten buiten hun werk, en bedrijven zouden daar gebruik van moeten maken. Dit is waar de voordelen van de mobiele, digitale werkplek om te hoek komen kijken.

Schorer: Er zijn bijvoorbeeld kostenbesparingen in het tweecijferige percentagebereik. En werknemers zijn efficiënter en gemotiveerder als ze hun eigen werkplek op basis van hun eigen behoeften kunnen inrichten. Andere voordelen zijn meer flexibiliteit en een betere balans tussen werk en privé. Dit zijn belangrijke factoren als het gaat om het aantrekken van geschoolde arbeidskrachten, en, nog belangrijker, het vasthouden van deze arbeidskrachten.