Choose your region

or choose our
SEARCH
REGION: NETHERLANDS
Werkplek als een service

Is het tijd om leasen in plaats van kopen te overwegen?

Rekenkracht, platforms en software kunnen al als service worden aangeschaft. Waarom dan niet alle IT voor de werkplek? We leggen het concept uit achter Workplace as a Service (WaaS) en de voordelen hiervan.

Vandaag besteld, morgen bezorgd. Een leuk idee, maar niet toepasbaar voor werkplek-IT. De traditionele inkoopmethoden voor IT-apparatuur zijn gewoonweg te complex en langdurig. Voor een aankoop kan worden gedaan moeten vaak uitgebreide budgetplanning- en aanbestedingsprocessen doorlopen worden. En daarnaast meestal apart voor hardware en software. Dan zijn er ook nog de contracten voor onderhoud en ondersteuning die vaak worden overeengekomen met andere dienstverleners. En als alle verschillende elementen eindelijk aankomen is het tijd voor configuratie van de pc of laptop, installatie van de benodigde toepassingen en integratie in het netwerk. Gezien de chronisch hoge werkdruk op IT-afdelingen kan alleen deze stap al een aantal weken duren.

In sommige gevallen is er bij de afloop van de gebruiksduur niet echt nagedacht over dataverwijdering en verwijdering van apparatuur in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Ondertussen worden medewerkers onrustig van het wachten op hun bijgewerkte werkomgeving,want thuis zijn ze gewend dat ze maar op een knop hoeven te drukken om met de IT-apparatuur te kunnen werken. Bij budgetplanning zorgt conventionele IT-inkoop ook voor kopzorgen, omdat de kosten verspreid zijn over een groot aanbod van artikelen, is het heel moeilijk om de ware kosten te berekenen. Dan zijn er ook nog risico's gedurende de levenscyclus, zoals defecte, verloren of gestolen hardware.

LEASING IN PLAATS VAN KOPEN: WERKPLEK ALS DIENST

Leasen in plaats van kopen: wat lang de norm was voor software, kan nu ook worden toegepast op werkplek-IT.

man with glasses at a desk looking at a computer screen

De voordelen van WaaS in één oogopslag

Eén vast bedrag voor uw zakelijke IT:

Het traditionele proces is hardware en software aanschaffen, deze toevoegen aan bestaande activa en deze in een aantal jaren afschrijven. Maar verschillende afschrijvingstermijnen en -regels zorgen voor minder transparantie en een complexere boekhouding. Dan zijn er ook nog risico's, bijvoorbeeld als het vrijkomen van verborgen reserves leidt tot extra belastingeisen. Met het leasemodel blijven de activa, inclusief de software, eigendom van de dienstverlener die alle boekhoudvereisten verzorgt. Als klant hoeft u alleen maar de gebruikskosten in de boeken in te voeren op dezelfde manier als u al doet met Office 365, Salesforce en andere SaaS-producten. Vaste prijzen voor de hardware en alle services bieden nog meer voordelen.

Transparantie, geen giswerk:

Niet veel bedrijven kunnen met volledige zekerheid tot op de cent nauwkeurig zeggen hoeveel hun werkplek-IT kost. De structuur van verschillende afschrijvingstermijnen, inkoopgegevens en de contracten voor onderhoud en service is gewoon te ingewikkeld. Daarentegen wordt een geleasede werkplek elke maand in de boeken opgenomen met de overeengekomen afbetaling. Dit zorgt voor transparantie en planningszekerheid gedurende de gehele looptijd van de lease.

Werknemerstevredenheid, geen frustratie:

Met WaaS is de nieuwe werkplek-IT binnen een paar dagen beschikbaar en niet pas na weken of maanden. Afhankelijk van omstandigheden kunnen medewerkers uit meer opties kiezen dan met traditionele inkoop van IT, wat hun tevredenheid over en betrokkenheid bij het bedrijf vergroot. Via een selfserviceportal kunnen ze bijvoorbeeld hun eigen hardware- en softwarecombinatie uitkiezen uit een selectie die de werkgever voor hun functieprofiel heeft samengesteld. Het portal is eenvoudig in gebruik en biedt een optimale gebruikerservaring en kan daardoor bijdragen aan het succes van het project, terwijl de transparante kostenstructuren, budget-neutrale opties en full-service-benadering het bedrijf veel voordelen opleveren.

Individuele werkplek, niet alledaags:

Een ander voordeel van het leasemodel is de grotere flexibiliteit. Via het selfserviceportal kan een breed scala werkomgevingen op maat worden gemaakt en uitgerust. Zo kan de gebruiker bijvoorbeeld een pc en meerdere beeldschermen kiezen voor werken aan een bureau en een laptop of smartphone voor werken onderweg en op afstand. Alle apparaten bieden de werkomgeving waar de gebruiker bekend mee is en maken het mogelijk dat de gebruiker zonder aanvullende configuratie met een klik op een knop verbinding kan maken met het bedrijfsnetwerk. Het doet er niet toe of het nu een verkoper is die de wereld over reist en mobiele eisen heeft of een accountant van de financiële afdeling die voor complexe berekeningen een krachtig werkstation nodig heeft met meerdere schermen. Zelfs als deze gebruikers van plek wisselen is dat geen probleem, want de werkplekken zijn altijd eenvoudig aan te passen aan het functieprofiel.

Remarketing, niet slopen:

Veel bedrijven denken niet echt na over wat er met de nieuwe apparatuur gebeurt als de gebruiksduur voorbij is. Heel vaak belanden oude smartphones, laptops en pc's in lades en magazijnen. En vaak is de data op de apparatuur niet goed verwijderd. Een nog groter probleem is dat oude apparatuur met daarop nog gevoelige gegevens op eBay of andere platforms belandt. Dat is in strijd met de wet en kan tot hoge boetes leiden. Bij veel leasemodellen is dataverwijdering (in overeenstemming met de wettelijke eisen) en remarketing of wegdoen van activa opgenomen in het contract. Dit betekent minder moeite en minder risico's.

Remarketing, not scrapping

When purchasing IT, few companies give much thought to what will happen to new equipment once its useful life is over. In many cases, the data it contains is not erased properly, which is a clear breach of the law and can lead to hefty fines. Many lease models include data erasure in line with legal requirements  and remarketing or disposal of decommissioned assets as part of the contract.

Iedereen wint met WaaS

Het is misschien verleidelijk om in fasen over te stappen op een leasemodel, maar er zijn betere manieren om uw doelen te bereiken. Zo'n geleidelijke overgang leidt tot een tweeledig systeem waarbij sommige medewerkers toegang hebben tot een selfserviceportal en alle voordelen van een flexibele werkplek, terwijl de collega aan het bureau ernaast bij problemen uren aan de telefoon zit met de helpdesk of problemen heeft met thuiswerken of werken onderweg. Zo'n aanpak helpt ook de IT- of financiële afdeling niet echt. Integendeel zelfs, het parallelle gebruik van verschillende inkoopmethoden maakt het alleen maar ingewikkelder.

Daarom raden wij aan om het gehele IT-landschap op een specifieke datum naar WaaS te verplaatsen. Dienstverleners als CHG-MERIDIAN bieden een scala aan services die een dergelijke overgang veel gemakkelijker maakt. Een optie is het verkoop/verhuur-model. Hierbij koopt de dienstverlener de bestaande hardware en integreert die in de WaaS-offerte. Op die manier hebben alle medewerkers vanaf het begin toegang tot een uitgebreid aanbod van software en services. Maar zelfs als u liever al uw medewerkers migreert naar een nieuw, uniform hardware-platform kan de WaaS-provider helpen door de oude activa die u wilt vervangen over te nemen, zelfs als ze nog niet geheel zijn afgeschreven, ze te wissen volgens de wettelijke vereisten en ze voor de best mogelijke prijs te verkopen. De opbrengst gaat naar u, de klant, en kan worden gebruikt voor de financiering van uw WaaS-project.

Leasen in plaats van kopen: wat lang de norm was voor software kan nu ook worden toegepast op werkplek-IT. WaaS heeft veel voordelen. De medewerker heeft toegang tot een volledige werkomgeving die via een selfserviceportal kan worden aangepast aan verschillende functieprofielen en wisselende vereisten. De IT-afdeling wordt niet meer belast met het beheer en onderhoud van een heterogene hoeveelheid activa die werken met verschillende softwareversies. Nu kan deze afdeling zich volledig concentreren op de strategische taken van digitale transformatie. Tot slot, en ook niet onbelangrijk, weet de financiële afdeling eindelijk precies wat de werkplek-IT kost zonder te moeten worstelen met afschrijvingstermijnen en lijsten met activa.

NEEM CONTACT OP!

We horen graag van u! Als u op zoek bent naar een digitale werkplek, maar niet zeker weet waar u moet beginnen, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over het beste proces voor u.

Paul-Robbert Viskil

Vice President Sales, Netherlands